A informação migra do papel para o mundo digital e mesmo assim continua crescente o volume de documentos arquivados nos galpões das empresas especializadas do setor de guarda e gerenciamento.
De cada caixa destruída após o término do período legal exigido, quatro novas são armazenadas, informa o Presidente da Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos (ABGD) e Diretor da Keepers Brasil, Eduardo Gutierrez.
O apego ao papel é um problema cultural e não apenas o termômetro da enorme burocracia no Brasil que exige a conservação de toneladas de documentos para o cumprimento de leis.
Atualmente, 70% do volume ainda é físico e apenas 30% está no formato digital. "O Brasil está entre os cinco maiores países que mais investem em tecnologia para a digitalização dos papéis, ao lado dos EUA, China, Índia e Canadá", diz Gutierrez.
Mas a grande maioria (90%) das empresas que atuam no setor são apenas guardadoras de documentos ou que só fazem a digitalização e os outros 10% gerenciadoras.
Apenas no Estado de São Paulo, que responde por 30% do mercado brasileiro, existem 75 bilhões de documentos, quantidade suficiente para dar 25 viagens de ida e volta para a Lua.
Em seguida vem Brasília, Rio de Janeiro e Minas Gerais.
O mercado de gerenciamento de documentos corporativos já movimenta mais de R$ 2 bilhões e cresce em torno de 20% ao ano, destaca o Presidente da ABGD.
Apesar de toda essa papelada, existe um tesouro escondido em meio a tudo isso. Além da gestão física de papéis, as empresas brasileiras do setor passaram a oferecer novos serviços agregados em complemento à guarda de documentos nos galpões.
Por conta disso, algumas operadoras do segmento têm perspectivas ainda mais animadoras depois que começaram a disponibilizar ferramentas de TI para administrar a quantidade cada vez maior de informações, de forma a combinar as vantagens do sistema de mineração de dados (modelo que analisa e compila uma grande quantidade de informações para auxiliar a tomada de decisões) com o Big Data.
Parte do trabalho consiste em cruzar os dados armazenados na base da própria operadora com informações públicas do mercado e gerar um estudo com gráficos sobre tendência específica para cada empresa atendida. Esses relatórios ficam disponibilizados em nuvem, onde o cliente pode acessar 24h por dia.
"Já que reunimos uma enorme quantidade de informação, nada mais natural do que oferecer análises de melhoria de desempenho comercial com base em dados concretos, apurados na base do cliente e demais instituições públicas e privadas, para que tenha vantagem competitiva, como ter uma política de preços mais agressiva, orientar promoções, distribuir melhor a rede com base nas regiões mais lucrativas.
Assim, consigo traçar uma tendência futura para a companhia atendida errar o mínimo possível nas suas decisões", explica Gutierrez.
O Brasil ainda esquece o ambientalmente correto e não abre mão do papel. Segundo a ABGD, 90% dos papéis nunca serão requisitados – mas ai de quem não os tiver.
"Se precisar de documento para uma ação, auditoria ou fiscalização, ele tem de ser o original", lembra o diretor da Keepers Brasil.
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