Como eu faço para baixar todos os meus e-mails?

Aprenda aqui, neste tutorial completo, como fazer uma cópia de segurança da sua caixa de entrada.

O texto abaixo foi publicado, originalmente, na seção de tira-dúvidas do Lifehacker.

Caro Lifehacker,

Estou deixando meu trabalho e quero levar meus e-mails comigo. Como posso salvar todas as mensagens para que eu possa acessá-las no futuro, caso precise?

Assinado, Abelha Trabalhadora Paranóica 

Cara Paranóica,

Uma cópia pessoal dos seus e-mails de trabalho pode, definitivamente, ser muito útil antes ou depois de você deixar o emprego. Você pode se referir a essas mensagens, por exemplo, para documentar um feedback que tenha recebido em relação a algum projeto no qual trabalhou. Há muitas formas de criar esses backups, então esperamos que algum dos métodos abaixo funcione para você.

Primeiramente, vamos falar sobre o Outlook, já que este é o mais comum programa de e-mails nas empresas, e depois discutimos sobre o Gmail.

Antes, vale lembrar: sua empresa é dona do e-mail de trabalho. Para evitar qualquer problema legal, não deixe de checar com o departamento de TI ou algum supervisor se a companhia está bem com o que você está prestes a fazer. E, claro, os métodos descritos aqui também funcionam para contas pessoais, então os truques serão úteis, não importa que tipo de backup você queira fazer.

Opções do Outlook

Copie e-mails do Outlook para uma pasta

A maneira mais fácil de guardar múltiplos e-mails do Outlook é selecioná-los e arrastá-los para uma pasta no Windows Explorer (ou Finder, se você estiver usando um Mac). Isso vai gravar as mensagens individualmente em arquivos .msg, tendo o assunto como título e carregando todos os anexos. A parte ruim: você só poderá abrir esses e-mails no Outlook. (Se quiser usar algum programa diferente, terá de converter os arquivos.) Se estiver usando o Office 2011 num Mac, as mensagens serão gravadas no Finder no formato .eml e poderão ser abertas em outros softwares.

Exporte seus e-mails para um arquivo PST

Para fazer um backup completo, incluindo as subpastas, use a função de exportar do Outlook. Na versão 2010 do programa, ela está em Arquivo > Opções > Avançado. Quando você salva suas pastas num arquivo .pst, o software baixa seu e-mail, o calendário, contatos, tarefas e notas. O arquivo gerado poderá ser aberto em outros computadores - mas, de novo, somente pelo Outlook.

Use o comando 'Salvar Como' no Outlook

Para gravar e-mails individuais, o comando Arquivo > Salvar Como te deixará escolher entre formatos mais universais, como texto, RTF e HTML. Infelizmente, você terá de gravar cada anexo individualmente, e esse procedimento é ideal apenas para salvar poucas mensagens por vez.

Opções do Gmail

Caso sua empresa use Gmail, há muitas soluções que podem funcionar para você.

Use um cliente de e-mail no desktop

Você poderá usar um cliente de e-mail como Outlook ou Thunderbird para baixar seus e-mails via POP ou somente acessá-los por IMAP. Então poderá gravar suas mensagens por meio desses programas. Com o Thunderbird, você pode selecionar todos os e-mails, clicar neles com o botão direito do mouse e, então, escolher a opção Salvar Como para gravar tudo em arquivos .eml.

Use um programa ou serviço de backup do Gmail

Além da opção do Thunderbird, você pode usar serviços como o Backupify ou a ferramenta Fetchmail, que funciona por meio de linhas de comando. A plataforma Gmvault também é robusta para fazer esse backup; ela te deixa transferir as mensagens para outra conta do Gmail.

Outras opções

Algumas outras opções para as duas plataformas, Gmail e Outlook (e também programas alternativos), incluem ferramentas como gravar seus e-mails em PDFs (a maioria dos programas de PDF permite imprimir nesse formato, tendo qualquer software como base) e encaminhá-los para seu e-mail pessoal, mas há pontos negativos nesse método também.

Quando você seleciona múltiplos e-mails para imprimi-los em PDF, tem de clicar no botão OK para cada mensagem. O PDF também não conterá nenhum anexo, obviamente, então você terá de gravar tudo separadamente. Ainda assim, pode ser uma boa solução, se você quiser guardar alguns poucos e-mails importantes. Dica de bônus: se estiver usando o Gmail, a extensão Gmail Print All, para Chrome, imprime múltiplos e-mails num clique - inclusive em PDF.

Encaminhar as mensagens para sua conta pessoal é outra ideia. Você pode configurar filtros no Gmail e no Outlook para fazer isso de maneira automática. De qualquer forma, estará apenas encaminhando os e-mails que receber após a configuração. Então, para salvar antigos e-mails, você ainda terá de usar alguma das soluções acima.